Web-EDIとは？EDIとの違いや導入のメリットを解説
投稿者：藤生
受発注作業は売り上げに直結する業務であることから、ミスが許されない作業でもあります。
しかし、確認に多くの時間を使ってしまうと期日までに納品ができなかったり、従業員の作業コストが多く発生したりします。
そのような課題を解決するためにEDIを導入する企業が多いですが、近年ではWeb-EDIを採用する企業が増加傾向です。
本記事では、Web-EDIとはどのようなものなのかについて、EDIとの違いや導入のメリットとあわせて解説します。
Web-EDIとインターネットEDIの違い
Web-EDIとは、受発注や伝票の送受信といった企業間の取引をブラウザ上で行うシステムを指します。
従来のEDIでは専用システムや通信機器などを準備する必要があったため、それらを導入するための初期費用が必要でした。
一方、Web-EDIは従来のような専用の設備が不要であり、パソコンとインターネット回線があればすぐに利用することができます。
また、Web-EDIには下記の2種類があり、自社に合った形式を選べる点も魅力といえます。
- ブラウザ型：取引情報が伝票形式で画面に表示され、注文内容の確認や数値などを入力できる
- ファイル転送型：発注者側が受注者側に対してファイルを送付し、受注者側がファイルをダウンロードして確認する
インターネットEDIはWeb-EDIと同様にインターネット回線を利用するEDIですが、人的リソースの負担が異なります。
Web-EDIでは手作業が発生します。そのため、ファイルのアップロード・ダウンロードやデータの入力に人手が必要となります。 一方、インターネットEDIでは、データの処理を自動化することができます。そのため、データの入力やデータベースへの格納といった作業をシステムが自動で行うことにより、人為的なミスの防止にもつながります。
Web-EDI導入のメリット
こちらでは、Web-EDIを導入することで得られるメリットをご紹介します。
ペーパーレス化の促進
企業が抱える課題のひとつとして、コピーやFAXの際に送られてくるデータを出力する紙代が挙げられます。
紙代は必要経費のひとつではありますが、1枚1枚は安くても年間の使用量を見てみると膨大な金額になるものです。
また、情報が印刷された紙は現地でしか確認できないことから、リモートワークやテレワークを阻害する要因となります。
受発注業務についても同様で、担当者は毎日必ず出社して業務に臨まなければなりません。
Web-EDIを導入することでペーパーレス化を促進できるため、紙代の節約のほかにテレワーク・リモートワークの実現が可能です。
業務効率改善
紙媒体でのやり取りは、記入ミスやインクのにじみなどによる読みにくさにより、正しいデータを確認する際に時間がかかります。
誤った情報のまま出荷業務を行うと、返品作業やクレーム対応など、不必要な業務が発生してしまいます。
また、発注者のクセなどが筆跡に反映されていると、情報を理解するのに時間がかかってしまうものです。
Web-EDIを導入することで視認性の低下を防ぐだけではなく、発注者の情報を間違いなく社内システムに流すことができます。
受発注業務にかかるリソースを自動化できるため、業務効率化だけではなく人件費の削減も実現します。
低コストで導入できる
Web-EDIは従来のEDIシステムと比べると、低コストで導入することができます。
以前普及していたEDIは高額なシステムを購入して、その後に設定を行わなければなりませんでした。
また、維持管理の際にも別途費用が発生するものがあるため、総じて初期費用とランニングコストがネックとなります。
一方、Web-EDIはシステムを購入する必要がないことから、予算が少ない企業でも比較的容易に導入することができます。
電話回線とは異なり、インターネット回線を使用することから通信コストを抑えられる点もメリットといえます。
Web-EDI導入時の注意点
Web-EDIを導入する際には、下記のポイントに注意しましょう。
セキュリティ
Web-EDIはインターネット環境を利用することから、コンピューターウィルスに感染するリスクがあります。
社外取引のなかでも特に重要な情報をやり取りするため、Web-EDIには強固なセキュリティが求められます。
取引先や原価などが漏洩してしまった場合、社会的信頼に関わるため、Web-EDI専用の端末を用意しても良いでしょう。
取引先の仕様確認が必要
Web-EDIは自社と取引先の両方が導入をしていなければ効果を発揮しませんが、なかには両社のEDIが対応していないことがあります。
取引先がすでにEDIを導入している場合、システムの仕様を確認していなければやり取りを行うことができません。
そのため、せっかく導入しても業務効率や人件費削減が行えないといった、マイナスが発生することがある点には注意が必要です。
おわりに
本記事では、Web-EDIについてご説明しました。
Web-EDIは、企業間の商取引業務をブラウザ上で行うシステムです。
ファイルのアップロード・ダウンロードやデータの入力で手作業が必要となるものの、導入することでペーパーレス化の促進や業務効率改善、低コストで導入できるといったメリットを得られます。
受発注業務のミス削減やペーパーレス化を図りたい方は、Web-EDIの導入を検討してはいかがでしょうか。
当社サービスページ：EDI
（ https://www.niandc.co.jp/sol_cat/edi/ ）
