まずは脱FAXから！EDI導入によるDX化を検討しよう
投稿者：藤生
近年ではデジタル化が進行したことによって、業務の改善やコスト削減に注力する企業が多くなりました。
高速で通信することができるインターネットの普及に伴い、電話回線やFAXを利用する企業は減少傾向にあります。
これからインターネット技術を使用したいと考えている企業のなかには、脱FAXを掲げているところがあるでしょう。
本記事では、脱FAXについて、EDI導入によるDX化とあわせてご紹介します。
FAXによる受注業務の課題
FAXによる受注業務では、下記のような課題を抱えています。
業務効率が悪い
FAX注文の場合、指定されているフォーマットに発注者が手書きで情報を記載して、発注先にFAX文書を送付します。
その際、印刷の関係で文字がつぶれてしまったり、文字のクセが強くて読めなかったりすることがあります。
文字が読めなかった場合、発注者に電話やメールなどで確認をしなければならないことから、対応時間が増えてしまいます。
また、FAXによる送受信の場合、設定によってはエラーが発生して記録が残らないことがあります。
このような観点から、FAXによる受注作業は業務効率が悪く、費用対効果の改善を阻害する要因となっています。
ヒューマンエラーの可能性が高い
FAXによる受発注作業時には、下記のような作業を行うことからヒューマンエラーの可能性が高くなります。
発注側のヒューマンエラー
- 視認性が低い文字で記載する
- 個数を書き間違える
- 番号を打ち間違えて送信できない・違うFAX番号に送信してしまう
受注側のヒューマンエラー
- 文字を読み間違える
- システムに誤った情報を入力してしまう
- FAX用紙を紛失・汚してしまう
これらは紙媒体かつアナログ作業であることから発生するもので、どれだけ注意しても発生してしまうものです。
ヒューマンエラーが発生した際は修正や確認などを行わなければならないため、多くの時間を要してしまいます。
オフィス外の業務に対応できない
FAXは紙媒体のツールであることから、FAX機器の前で常に受注状況を確認しておかなければなりません。
そのため、近年多くの企業が採用しているテレワークやリモートワークに対応できないデメリットを抱えています。
また、自社がFAX以外に対応していなかった場合、取引業者には発注時に出社してもらわなければなりません。
脱FAXを実現することで得意先からの受注をいつでも・どこでも確認することができるため、社内外問わず利便性が向上します。
これらの理由から、近年では脱FAXを目標としている企業が多くなりました。
脱FAXするための解決法
こちらでは、脱FAXするための解決法をご紹介します。
EDI
EDI（Electronic Data Interchange）とは、日本語では「電子データ交換」と翻訳されるシステムです。
受発注だけではなく、伝票や請求書の送付などさまざまな情報を電子化して、高速かつ正確にやり取りを行うことができます。
リアルタイムに近いスピードかつ高精度なやり取りを企業間で行えるため、現在多くの企業で採用されている主流のやり取り方法です。
OCR・RPA
OCR（Optical Character Recognition/Reader）とは、日本語に翻訳すると「光学文字認識」となる技術です。
自動で文字を識別することができる一方、正解率は100%ではないため、チェック作業が完全になくなるわけではありません。
RPA（Robotic Process Automation）はシステムへの入力を自動化するもので、こちらも業務効率の改善が目的です。
つまり、OCRとRPAを採用することで、入出力作業を同時に進行することができるようになります。
FAX電子化サービス
近年では紙の使用量を抑えるために、FAX電子化サービスを導入する企業が多くなりました。
通常、FAXは機器から機器へデータが送られ、その後紙面に出力されるというプロセスをたどります。
一方、FAX電子化サービスではパソコンやサーバーにデータが蓄積され、そのデータを閲覧するという形式です。
ほかの方法と比べて導入コストが抑えられている一方、紙がそのままデータになっただけであることから、視認性は変わりません。
EDIによるDX化がおすすめ
これらのなかで、特におすすめしたい脱FAXの方法がEDIです。
EDIは受発注者の双方がEDIを導入する必要があるため、取引金額が少ない企業ではコストで赤字に陥る可能性があります。
しかし、先述の通りEDIを導入することで人の手がほぼかからないため、業務効率を大幅に改善できます。
入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーが発生しなくなるだけでも、従業員は快適に作業ができるのではないでしょうか。
長期的に見ると高い費用対効果を実現できるEDIの導入を、ぜひご検討ください。
おわりに
本記事では、EDIの導入についてご説明しました。
FAXによる受注業務では業務効率が悪い、ヒューマンエラーの可能性が高い、オフィス外の業務に対応できない点が課題です。
脱FAXのためにはEDIやOCR・RPA、FAX電子化サービスといった方法が採用されています。
特に、EDIは現在多くの企業に採用されている技術であり、ほかの方法よりも高い費用対効果を実現できます。
受発注に関する業務効率化が課題の企業は、EDIの導入を検討してはいかがでしょうか。
当社サービスページ：EDI
（ https://www.niandc.co.jp/sol_cat/edi/ ）
