生成AIを活用して面倒な議事録作成を効率化してみた！
投稿者：中島
こんにちは。
NI+Cの中島です。
● はじめに
EDI事業本部では、昨年から「業務活動」として日常の様々な業務を見直して、効率化を図る取り組みを行っています。
今回はその中の一つ「議事録作成の効率化」をテーマとする改善活動についてご紹介いたします。
● 大変な議事録作成作業を効率化！
突然ですが、みなさんは会議の議事録をつくっていますか？
「会議を忘れないうちに議事録を作らなければ」「長時間の会議が続いて疲れている」
そんな時に議事録をつくるのは正直大変ですよね…。
そこで、私たちのチームでは日常の業務で「地味に大変な議事録作成」を効率化させることをテーマに様々な方法で試行を重ねてまいりました。
今回はその中で最も効果を実感できたNIC独自の生成AIツールNICMAと、生成AIを活用した文字おこしツールを組み合わせて議事録を作成する方法をご紹介いたします。
● NICMAとは
NICMAとはNI+Cで販売している生成AIツールで、大きく次のような特徴があります。
- GPTの基本機能を使用
- チャット内容はAIの学習には利用されない！
- Microsoft Azure OpenAIを内部に使用！
- データの制御による適切なトレーニングやアクセス時の認証機能を搭載！
https://nicma.jp
詳しくは↑のリンクをクリック！
chatGPTの機能とセキュリティを両立させたサービスということもあり、社外秘の機密情報や顧客情報が入ることが多い打ち合わせの議事録作成でも安心して使用できます。
● 文字おこしツール
文字おこしツールはGoogleドキュメントやGeminiをはじめ、多くの企業から様々なソリューションが何十、何百種類と提供されていますが、その中でも今回の議事録作成ではTactiqというツールを使用しています。
Tactiqとは
TactiqとはChromeの拡張機能の一つで、openAIを使用した文字おこしツールです。
特徴は下記の3点です。
- リアルタイムな会議転写
- 回数制限(無料では月10回まで)こそあるものの無料で扱うことができる
- 発言者分離の機能を搭載
- データはローカルにダウンロード、保存されるためデータが漏洩するリスクは少ない。
Chromeの拡張機能の1つという位置づけから、会議ツールの中では、Google Meetと相性が最も良いと感じます。
● NICMA×文字おこしツールで議事録を作成！
さて、ここからは上記でご紹介しましたNICMAとTactiqを活用して私が実際に行っている効率的な議事録作成方法についてご紹介します。
具体的な方法は下記のとおりです。
- 文字おこしツールにて会議を文字おこし
- 文字おこしのデータをテキストファイルでダウンロード
- NICMAを使用し、議事録を出力
①文字おこしツールにて会議を文字おこし
まずはTactiqを使って、議事録を作成する会議文字おこしを行います。
Tactiqをインストールした後は会議を始めると同時に自動で起動するため、特別な操作を行わずとも文字おこしを行うことができます。
※文字おこしの過程で、文字として出力できなかった音声は最終的な議事録にも残らないため、ご注意ください！
②Tactiqのデータをダウンロード
Tactiqの会議データはPDFまたはテキストファイルでダウンロードすることができます。
ホーム画面後のフェーズではテキストファイルを用いる方が便利なため、ここではテキストファイルでダウンロードします。
③NICMAを使用し議事録を出力
会議の文字おこしデータからプロンプトを利用して議事録に変換します。
1.まずはテキストファイルを開き中身をすべてコピーし、NICMAの新しいチャットに貼り付けます。
2.貼り付けた文字おこしのデータと指定したフォーマットに変換するプロンプトを入力します。
通常、希望のフォーマットで出力させるプロンプトを作るのはなかなか大変ですが、NICMAには予め用意されたプロンプトをそのまま使用できる「プロンプトのテンプレート」という機能や、任意の文章からAIが読み取りやすいプロンプトに変えてくれる「プロンプトジェネレーター」という機能が搭載されているため、希望のフォーマットへと変換させるプロンプトも簡単に生成できます。
ここまででおよそ議事録作成の90%は終了です。
最後にTactiqでは拾いきれなかった内容や、固有名詞、専門用語を手作業で編集すれば完成です。
● 終わりに
今回は生成AＩを活用した議事録作成を効率化させる方法についてご紹介してまいりました。
活動を通じて、生成AIを使って議事録をつくることができた点にはもちろん驚きましたが、それ以上に本活動でNICMAやTactiqの2種の生成AIを継続的に使用する中でその進化の速度に驚きました。気づいたら、文字おこしの速度が上がった。新しい機能が追加された。…
今回ご紹介した方法は相次ぐバージョンアップのおかげです。
そして今後も生成AIが進化していき新たな機能が追加されるにつれてもっと速く、正確に議事録を作れる方法が出てくるのは間違いないと思います。
いつの日か地味に大変な議事録作成がメールを打つよりも早くできるタスクへと変わる日ももうすぐそこに来ているはずです…！
