投稿者:Hideaki Tokida

テレワークが一般的に広まり、Google MeetのようなWeb会議が広く利用されるようになりました。全員がテレワークとなり、会議の参加者全員がGoogle Meetを利用して接続をしていることも珍しい状況ではなかったと思います。 昨今、コロナの影響も少しずつ改善し緊急事態宣言も解除されているなか出社とテレワークのハイブリッドで会議をすることや、クライアントのみがWeb会議で参加を行い自社のメンバーはオフライン(実際の会社で集まっている)ということも出てきているかと思います。

このような、出社組と在宅組が交じるハイブリッドな職場では「情報格差」が問題になってきます。近年テレワークが従来と全く違う速度で社会に受け入れられたのにはすべての参加者が平等に「テレワーク」であるということがあると思います。出社組と在宅組が混在する場合、特に出社しているメンバのみでの「会話」や、現地での「ホワイトボード」やその他の情報共有ツールの活用などでテレワーク側の参加者は会議が見えなくなり会議への参加意欲が削がれることも考えられます。

ハイブリッド会議の問題
* ①テレワーク側では、出社組で誰が参加しているのかがわからない(高性能なWebカメラは発達してみやすさは出ているとはいえテレワーク時の「誰」が参加しているという情報を得るまでには至りません)
* ②出社側は、直接会話をし、テレワーク画はチャットなどのオンラインツールでの会話が発生する
* ③出社組は、会議が終了後も雑談などで情報のやり取りを行うことができる


Google Meetでは、「コンパニオンモード」という参加の形態が用意されており以下の図のように動作します。

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現在、多くの企業では一人一台のノートパソコンが普及したこともあり、会議の参加メンバがパソコンをそれぞれ持って参加できる環境も出来ていると思います。そういった場合にはこの「コンパニオンモード」を利用することで「情報格差」を軽減することが出来ます。 コンパニオンモードで解決できる問題は、①②となります。②についてはすべての事をカバーできるわけでは有りませんが参加者が積極的に活用することで少しでも差を埋めることあができるものとなります。

参加の仕方は簡単で、特に設定は不要です。 Meetでの参加時に「今すぐ参加」ではなく「コンパニオンモードを使用」を選択して参加を行います。

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まとめ

今後もハイブリッド会議や、出社/在宅の混在は増えて来ると思います。双方が不安なく仕事を行うためには情報格差は大きなテーマとなっています。GWSのような共同ワークをコンセプトにしたツールの活用で、情報の差を埋めていくことを考えていく必要があります。

  • 会議のすべての参加者は、Meetに参加することを努力する
  • ハイブリッド会議の問題点を会議の参加者が理解し情報格差を無い様に努める

(おまけ) コンパニオンモードはこれ以外にも、音声は携帯で話したいが画面共有はPC(コンパニオンモードで参加)で行いたいなどの特殊なケースでも活用することも出来ます。