HubSpot＜第9弾＞契約更新の「うっかり忘れ」をゼロに！ワークフローで作る自動通知＆取引作成方法
投稿者：大友
1. はじめに
NI+Cマーケティングソリューションチームです！
本Tech Blogでは、HubSpotソリューションを紹介していきます。
第9弾では、HubSpotのワークフロー機能の活用術をご紹介いたします。
契約更新の時期をうっかり忘れてしまい、直前で慌てて対応したという経験はありませんか？
HubSpotのワークフロー機能を活用すれば、更新時期に合わせた通知やタスク作成を自動化し、こうした管理漏れをスマートに解消できます！
今回は、これらを改善することができるワークフロー機能のご紹介と、実際の活用についてご紹介いたします！
2. ワークフロー機能とは？
HubSpotの「ワークフロー」とは、あらかじめ設定した「トリガー（きっかけ）」に応じて、特定の「アクション（自動処理）」を実行させる自動化エンジンです。
これまで手動で行っていた顧客へのメール送信、担当者の割り当て、データの更新といったルーティンワークをシステムに任せることで、ミスを防ぎ、本来注力すべきクリエイティブな業務や顧客対応に時間を割くことができるようになります。
＜ワークフローを導入するメリット＞
①業務の標準化と抜け漏れの防止
属人的な運用を排除し、誰が担当しても同じタイミング・同じ品質で顧客対応が行われるようになります。
②リード・ナーチャリング（顧客育成）の自動化
見込み客の興味関心に合わせて、適切なタイミングで最適な情報を自動配信できます。
③データ精度の向上
プロパティの値を自動で書き換えたり、整理したりすることで、常にクリーンなデータベースを維持できます。
＜具体例＞
こちらの図は資料請求後のフォローアップの例になります。
このワークフローはお客様が資料請求を行うと自動で動き始め、サンクスメールを自動で送ります。
送られたサンクスメールを顧客が2日以内に開封やクリックがあった場合は営業へ通知、しなかった場合は事例メールが送信されます。
このワークフローを使用することで、熱い顧客だけを営業に通知することができるので、顧客獲得の効率化ができたり、放置しがちなリードを自動的にフォローすることもできます。
このように効率的にフォローアップができる機能がワークフローです。
3. 実践
今回ご紹介するワークフローの活用例は、「ワークフローで契約更新時期の3カ月前に担当者へ自動通知」と、「契約更新日から3ヶ月前になったらワークフローで取引を自動作成」です。
このワークフローが重要な理由は、大きく2つあります。まず、3カ月の猶予があることで、顧客の利用状況を精査し、アップセルの提案や解約阻止に向けた対策をじっくり練る余裕が生まれることです。さらに、毎月のリスト抽出や担当者への振り分けといった事務作業をゼロにできるため、営業担当者が本来の提案活動に専念できる環境を整えられます。
実際のHubSpot設定画面を見てみましょう。このワークフローでは、以下の2つのステップを自動化しています。
1.トリガーの設定（いつ実行するか）
まず、ワークフローが動き出す条件（登録トリガー）を設定します。
・クローズ日が「今から90日後」： 契約終了日のちょうど3カ月前になったタイミングを指定します。
・パイプラインの絞り込み： 特定のチームや案件のパイプラインに限定することで、必要な案件だけを抽出します。
2.アクションの設定（何をするか）
条件に合致した取引に対し、自動で「内部Eメール通知」を送信します。
・通知先： 取引の担当者やチームに直接届くよう設定します。
・メッセージのパーソナライズ： 画像の左側の設定画面のように、件名や本文に「取引名」などのトークンを自動で挿入。どの顧客の件なのかが一目でわかるよう工夫されています。
この設定により、営業担当者は毎日リストをチェックする必要がなくなります。自分のメールはもちろん、アプリ連携を活用すればSlackなどの外部ツールでも通知を受け取れるため、最適なタイミングで動くべき案件を即座に把握できるようになります。
通知本文に「HubSpotで表示」のリンクを含めておくと、ワンクリックで顧客詳細を確認できるのでさらにおすすめです。
いかがでしたでしょうか。 このように、HubSpotのワークフロー機能を活用することで、これまで手動で行っていた「契約更新のチェック」や「案件の作成」をすべて自動化し、人為的なミスを根本から防ぐことができます。
営業担当者が本来集中すべきは、事務作業ではなく「顧客とのコミュニケーション」です。 「通知」と「取引作成」というたった2つのステップを自動化するだけで、チーム全体の工数削減と、解約防止の強化を同時に実現できます。
「更新漏れをゼロにしたい」「売上予測の精度を上げたい」とお悩みの方は、ぜひ今回の設定を参考に、自社の運用に合わせてワークフローを試してみてください！
HubSpotにご興味を持たれた方はぜひ「こちら」からお問い合わせください。
