EDIを活用した受発注業務の効率化について
投稿者：藤生
物流や製造業者、メーカーでは製造からお客様からの手に届くまでには、多くの作業が発生します。
特に、金額や商品が動く受発注作業は、出荷時間の兼ね合いも含めて高精度かつ高速に行わなければなりません。
しかし、現在でも受発注業務を手作業で行っている企業が存在しており、スピードとヒューマンエラーが課題となっています。
本記事では、EDIを活用した受発注業務の効率化についてご説明します。
紙やFAXを用いた受発注業務の問題点
紙やFAXを用いた受発注業務では、アナログな業務が介入することからヒューマンエラーが発生しやすいという問題点があります。
ヒューマンエラーのなかには記載漏れや読み間違い、入力ミスといった要素が含まれています。
つまり、ヒューマンエラーは発注者だけではなく、受注者にも起こりえる問題だといえます。
特に、商品名や数量を記載する際、人によって筆跡が異なるため、読み取る際に時間がかかってしまうことがあります。
お客様に対して「字が汚い」や「読み取りにくい」という指摘は、関係性があってもなかなかしにくいことでしょう。
受発注業務を行っている最中にも時間は経過していることから、余計な労力や費用が発生してしまいます。
誤った受発注業務を行ってしまうことで返品や交換作業が発生してしまうため、コストがかさんでしまう可能性が高くなります。
このように、紙やFAXを用いた受発注業務を行うことで、さまざまなリスクが発生することがお分かりいただけたと思います。
受発注業務におけるEDI
EDI（Electronic Data Interchange）とは、契約書や発注書、請求書などの取引を電子化する仕組みを指します。
これまで紙やFAXを用いて手作業で行っていた業務が、ほとんど自動化されるため効率を改善することができます。
また、データでやり取りを行うことによって読み取りミスが少ないなど、精度が高い点も特徴です。
業務効率化に大きく貢献してくれるEDIには、下記のようにさまざまな種類が含まれています。
こちらでは、それぞれのEDIが持つ特徴をご紹介します。
EOS
EOS（Electronic Ordering System）とは、日本語では電子発注システムと翻訳されるものです。
主に量販店や小売店、食品店などに導入されており、現場のスタッフが在庫状況の確認や受発注を行うことができます。
かつては発注者が受注者に対して電話などで在庫を確認していましたが、時間帯や通話状況によっては確認できないことがあります。
お客様からのお問い合わせの際、確認が取れなかった場合満足度を下げるだけではなく、クレーム処理を行わなければなりません。
EOSを導入することで相手を待たずにリアルタイムの在庫を確認することができるため、顧客満足度を向上させることができます。
また、在庫が不足している場合、その場で発注できることから機会損失の防止も行えます。
WebEDI
WebEDIとは、電話回線ではなくWebブラウザやWebサーバーなどの技術を用いて受発注を行うシステムです。
近年ではインターネット技術が発展したことによって、通信速度が速くなりました。
WebEDIのなかには、伝票表示型（ブラウザ型）とファイル転送型の2種類が含まれています。
伝票表示型（ブラウザ型）は、注文書などの紙媒体をそのままデータにしたような形式を指します。
画面に表示されている情報を確認しながら操作を行い、納期回答や出荷情報の入力を行います。
一方、ファイル転送型はファイル形式でビジネス文書のデータをやり取りすることを指します。
発注者がサーバーにアップロードした情報を、受注者がダウンロードして注文情報を確認していきます。
その後、ピッキングや出荷を行う前後に、納品情報を入力してファイルにアップロードします。
発注者がファイルから納品情報をダウンロードして、何がいつ納品されるのかを確認するといった形式です。
メールEDI
メールEDIはメール機能を利用したシステムですが、メールソフトを起動せずにシステムから受発注データのやり取りを行います。
ほとんどのメールEDIは送信時にファイルを自動添付し、受信時には添付ファイルを自動開封します。
形式はExcelやCSV形式などが含まれており、メールと表計算ツールがあれば業務を行うことができます。
EDIを導入して受発注業務の効率化を
EDIを導入することで受発注担当者の作業工数を減らすだけではなく、高精度かつ高速にやり取りを行えます。
発注者からのクレームの多くは、納期遅れや納品物間違いといった、ヒューマンエラーが原因となります。
EDIを導入することでシステムが自動的に判別をしてくれるため、ヒューマンエラーが入り込む余地がなくなるのです。
手が空いたスタッフはピッキングや梱包作業など、人が行う作業に集中することができるため、人件費削減にも役立ちます。
おわりに
本記事では、EDIを活用した受発注業務の効率化についてご説明しました。
紙やFAXを用いた受発注業務では、アナログな業務が介入することからヒューマンエラーが発生しやすいという問題点があります。
ヒューマンエラーを解決するために、EOSやWebEDI、メールEDIといったさまざまな種類のEDIを導入する企業が多くなりました。
受発注業務に時間がかかっていたり、ミスが多かったりする際はEDIの導入を検討しましょう。
当社では貴社や取引先様に合わせた、最適なEDIソリューションを提供しております。
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