NI+C EDIシリーズ＜第28弾＞ ”企業のDX化を加速させるFAX受注業務の自動化 – AI-OCRの効果的な活用法”
投稿者：安田
皆さん、こんにちは！
日本情報通信 EDI事業本部 システム開発部の安田です。
近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）、効率化、そしてペーパーレス化は、企業の未来を形作る上で不可欠な取り組みとなっています。これらの中でも、「FAX受注業務の自動化」は特にその重要性が増しています。
EDIソリューションを専門とする当部門でも、この変革をサポートするため、昨年の夏に「AI-OCR」を活用して、FAX受注業務の自動化をご支援するソリューション「DX-BPOサービス」をリリースしました。今回は「DX-BPOサービス」によるFAX受注業務自動化へのアプローチとその効果についてご紹介します。
目次
１．FAX受注業務の現状
２．「DX-BPOサービス」とは
３．「DX-BPOサービス」でできること
４．終わりに
1．FAX受注業務の現状
近年、多くの企業でペーパーレス化への取り組みがより積極的になっています。
文書の電子化は、コスト削減、業務効率の向上、そしてオフィス空間の最適化など、多様なメリットを企業にもたらしています。更に、テレワークの普及と紙使用量の削減は、環境保護にも寄与しています。さらに、官公庁や行政機関を先頭に「脱FAX」への動きや、改正電子帳簿保存法に適応するためのFAXデータ保存方法の見直しなど、FAX使用の減少傾向は明確です。
世の中の流れは明らかにFAX廃止へと進んでいますが、現実にはまだFAXを利用せざるを得ない状況もあります。その一因として、「FAXがなければ取引ができない」という企業が依然として存在するため、FAXの完全廃止には至っていません。
受注側はFAXを取り止めてデータで行う企業が増えている一方で、発注側にはデータ発注に対応するシステム導入の費用を工面するくらいなら、従来通りにFAX発注できる別業者へ乗り換えたいという考えが少なくありません。そのため、顧客を失うリスクがある全面的なデータ受注への切り替えに二の足を踏んでいる企業様も多いのではないかと考えております。
このような状況の解決策として、弊社が提供する「DX-BPOサービス」はデータの電子化を実現し、コスト削減や業務効率の向上を実現します。
（参照2：電子帳簿保存法の改正でEDIはどう変わる？データ保存の注意点を解説）
2．「DX-BPOサービス」とは
「DX BPOサービス」は、弊社ソリューションであるNI+C EDIシリーズ、OMSをベースに、インターネットFAXやAI-OCRなどの複数のソリューションを駆使し、紙データの電子化とお客様基幹システムへの自動連携を一気通貫で実現するサービスとなっています。
「DX-BPOサービス」における処理フローのイメージとしては以下となります。
「DX-BPOサービス」の特徴としては以下が挙げられます。
①FAX帳票パターンに合わせたOCRの読取とFAXの電子データ化
②読み取った内容を基にした帳票の仕分け
③成長可能な項目変換機能
④受信したFAX内容の正誤チェックの自動化
（例）記入された顧客ID、会社名、担当者名を基にしたマスタとの突合チェック
⑤お客様基幹システムへの自動連携
※マスタとの突合チェック等でエラーがあった場合は、修正画面によるお客様側での手動修正が必要（画面左側に受信したFAXイメージを表示し、実際に受信したFAXイメージを確認しながら修正することが可能）
⑥電子データ化したFAX帳票の保管
これらの特徴による、「DX-BPOサービス」導入後のFAX受注工程の変化例は以下のようになります。
3．DX-BPOサービスでできること
「DX-BPOサービス」を導入することで実現できることを以下にまとめました。
4．終わりに
ここまでFAX受注業務の現状と「DX-BPOサービス」の紹介をいたしました。
ペーパーレス化や業務効率の改善を図りたくとも、FAXを使わなければ取引できないというお客様も存在し、なかなか思うような一歩を踏み出せない企業も多いことでしょう。弊社の「DX-BPOサービス」では、既存のFAX受付を継続しつつ、ペーパーレス化と業務効率の向上を実現させることが可能です。
今すぐ「DX-BPOサービス」の導入を検討して、FAX受注業務を効率化しましょう！
